Microsoft 365 geçişi; mevcut e-posta ve dosya altyapısının değerlendirilmesiyle başlar, uygun lisans planının seçilmesiyle devam eder, e-posta kutularının ve dosyaların taşınması ile DNS/MX kayıtlarının yönlendirilmesiyle sürer, kullanıcı eğitimi ve geçiş sonrası destekle tamamlanır. Planlı yürütülmediğinde, çalışanların e-postasına erişememesi gibi kesintilere yol açabilir.
Bu yazıda geçiş sürecini adım adım anlatıyoruz; geçiş sırasında kritik verilerin kaybolmaması için gereken yedekleme adımını kurumsal yedekleme yazımızda, geçişin barındığı sunucu/altyapı kavramını da sunucu nedir yazımızda ayrıca ele aldık.
Geçişe başlamadan önce; kaç kullanıcının taşınacağı, mevcut e-posta sisteminde ne kadar veri biriktiği ve hangi özel entegrasyonların (örneğin muhasebe yazılımının e-posta ile bağlantısı) kullanıldığı netleştirilmelidir. Bu değerlendirme atlanırsa, geçiş sırasında beklenmedik bir eksiklik ortaya çıkabilir.
Doğru lisans planı; kullanıcı sayısına, ihtiyaç duyulan depolama alanına ve hangi uygulamaların (Teams, SharePoint, gelişmiş güvenlik özellikleri gibi) kullanılacağına göre değişir. Net bir plan önerisi, kurumun ihtiyaçları keşif aşamasında değerlendirildikten sonra verilebilir; tüm işletmeler için tek bir doğru plan yoktur.
E-posta taşıma, genellikle kullanıcıların normal çalışma saatleri dışında, kesintiyi en aza indirecek şekilde planlanır; mevcut e-postalar ve klasör yapısı yeni sisteme aktarılırken eski sunucu bir süre paralel olarak açık tutulabilir. Bu paralel çalışma dönemi, olası bir sorunda geri dönüş imkanı sağlar.
MX kayıtları, e-postaların artık yeni sisteme ulaşmasını sağlayan yönlendirmedir ve yalnızca tüm kutular başarıyla taşındıktan ve test edildikten sonra değiştirilmelidir. Bu adımın erken yapılması, henüz taşınmamış e-postaların kaybolmasına veya erişilememesine yol açabilir.
Yerel sunucuda veya farklı bir bulut hizmetinde tutulan dosyalar, klasör yapısı ve erişim yetkileri korunacak şekilde OneDrive/SharePoint'e aktarılır. Büyük veri hacimlerinde bu aktarım zaman alabileceği için, taşıma süreci kullanıcıların günlük çalışmasını aksatmayacak şekilde aşamalı planlanır.
Yeni arayüz ve uygulamalarla ilk kez karşılaşan çalışanlar, teknik geçiş sorunsuz tamamlansa bile alışkanlık farkı nedeniyle verimsiz bir dönem yaşayabilir. Kısa bir tanıtım/eğitim oturumu, e-posta, dosya paylaşımı ve toplantı araçlarının nasıl kullanılacağını göstererek bu geçiş sürecini kısaltır.
En sık karşılaşılan hatalar; geçiş öncesi verinin yedeklenmemesi, MX kayıtlarının erken değiştirilmesi ve geçişin çalışanların yoğun olduğu bir gün ortasında, plansız şekilde yapılmasıdır. Bu hataların üçü de önceden hazırlanmış bir takvim ve kontrol listesiyle kolayca önlenir.
Geçiş tamamlandıktan sonraki ilk haftalarda, kullanıcıların karşılaştığı küçük sorunların (erişim izni, senkronizasyon gecikmesi gibi) hızlı çözülmesi, geçişin genel başarısını doğrudan etkiler. Bu dönemde erişilebilir bir destek hattının bulunması, geçişin kalıcı bir memnuniyetsizliğe dönüşmesini önler.
Kesintiye en duyarlı işletmelerde geçiş, çalışanların ofiste olmadığı bir hafta sonuna planlanır; böylece olası bir sorun, iş günü başlamadan önce fark edilip çözülebilir. Daha küçük ölçekli geçişlerde bu her zaman gerekli olmayabilir, ama planlamada değerlendirilmesi gereken bir seçenektir.
Techno Fusion'da: Microsoft 365 (veya Google Workspace) geçişini keşif, planlama, taşıma ve eğitim adımlarıyla uçtan uca yürütüyor, geçiş sonrasında SLA kapsamında destek veriyoruz.
TF Bilişim ekibimiz, mevcut altyapınızı ve ihtiyacınızı keşif aşamasında değerlendiriyor, uygun lisans planını birlikte belirliyor, geçişi çalışma saatleri dışında planlayarak kesintiyi minimize ediyoruz. Eskişehir, İstanbul ve Elazığ'da kendi ekibimizle yerinde destek veriyor, diğer illerdeki kurumsal projelerde randevulu keşif sonrası proje bazlı çalışıyoruz.